Office Manager

Ajax Systems —

міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації.

Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.

Ajax Systems

має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.

Обов'язки:: Забезпечення офісу та виробничих площ

— забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ.

Контроль чистоти та порядку

— організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу.

Замовлення продовольчих товарів

— контроль та замовлення продовольчих товарів.

Замовлення необхідних товарів

— контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок.

Організація інших замовлень

— інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації).

Організація робочих місць

— організація та переміщення робочих місць для персоналу.

Пошук та підбір підрядників

— пошук інформації по підбору підрядників, порівняння цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів).

Робота в 1С

— створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші.

Ведення операційних процесів

— ведення процесів траспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування.

Підготовка звітності

— підготовка звітності з витрат.

Робота з кореспонденцією

— відправлення / отримання кореспонденції.

Вимоги до кандидата:: Розвинені комунікаційні навички

— вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання.

Проактивність та активна позиція

— готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіанти, а не лише працювати за чіткими інструкціями.

Організованість та уважність до деталей

— здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі.

Вміння працювати в режимі багатозадачності

— здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами.

Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач

— не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення.

Бажання навчатися та розвиватися

— готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи.

Впевнене користування цифровими інструментами

— Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи.

Навички роботи з Excel / Google Sheets

— на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності.

Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов’язковим

— важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему.

Аналітичний підхід

— вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант.

Стресостійкість та відповідальність

— здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату.

Буде перевагою:: досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції; досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками; досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності; досвід роботи з ERP-системами.

Пропонуємо:: Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем; Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента; Заняття англійською; Медичне страхування; Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу); Різносторонні проєкти та професійне зростання; Драйвову команду; Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;